Die B2B-Commerce-Studie 2026 von Emporix/ONE8Y liefert bemerkenswerte Zahlen: 53,6 Prozent der befragten Einkäufer verbringen mehr als ein Viertel ihrer Arbeitszeit mit manuellen Tätigkeiten. Die Haupttreiber dieser ineffizienten Prozesse sind Angebotsprozesse, interne Abstimmungen und die manuelle Auftragserfassung. Für Hersteller und Großhändler bedeutet das nicht nur hohe Personalkosten, sondern auch verzögerte Bestellungen, Fehlerquoten und verpasste Umsatzchancen.
Die gute Nachricht: Mit einem B2B-Onlineshop oder Kundenportal lassen sich zentrale Prozesse rund um die Auftragserfassung automatisieren. Das spart Zeit, reduziert Fehler und entlastet sowohl den Vertrieb als auch die Einkaufsabteilungen der Kunden. Dieser Artikel zeigt vier konkrete Prozesse, die sich durch Prozessautomatisierung im B2B optimieren lassen – und wie damit messbare Effizienzgewinne entstehen.
1. Bestellungen per E-Mail, Fax und Telefon in den B2B-Onlineshop verlagern
In vielen mittelständischen Unternehmen läuft ein Großteil der Bestellungen noch über klassische Kanäle: E-Mail, Fax oder Telefon. Das bedeutet für den Vertrieb manuelle Dateneingabe, Rückfragen bei unleserlichen Informationen und ein hohes Fehlerrisiko. Gleichzeitig warten Kunden auf Bestätigungen und verlieren Zeit.
Wie die Automatisierung funktioniert
Ein B2B-Onlineshop ermöglicht es Kunden, Bestellungen selbstständig aufzugeben – rund um die Uhr, mit direkter Verfügbarkeitsprüfung und individuellen Preisen. Die Bestellung wird automatisch ins ERP-System übertragen, ohne dass ein Mitarbeiter eingreifen muss.
Konkrete Vorteile
Zeitersparnis: Keine manuelle Erfassung von Bestellungen mehr – Mitarbeiter können sich auf strategische Aufgaben konzentrieren.
Fehlerreduktion: Kunden geben ihre Bestellungen selbst ein, Tippfehler und Missverständnisse entfallen.
Kundenzufriedenheit: Sofortige Bestätigung, transparente Lieferzeiten und 24/7-Verfügbarkeit steigern die Zufriedenheit.
Skalierbarkeit: Mehr Bestellungen ohne zusätzliches Personal – der Shop wächst mit dem Geschäft.
Viele Unternehmen starten mit einem hybriden Modell: Der Shop steht bereit, aber der Vertrieb unterstützt Kunden aktiv beim Umstieg. Das reduziert Widerstände und sorgt für eine sanfte Transition.
2. Schnellbestellung per Artikelnummer oder CSV-Upload
Gerade im B2B-Bereich bestellen Kunden häufig dieselben Produkte in regelmäßigen Abständen. Wenn diese Kunden jedes Mal durch den gesamten Produktkatalog navigieren müssen, kostet das Zeit und Nerven. Die Lösung: Schnellbestellfunktionen, die den B2B-Bestellprozess drastisch verkürzen.
Wie die Automatisierung funktioniert
Ein moderner B2B-Onlineshop bietet Funktionen wie:
Artikelnummer-Eingabe: Kunden geben bekannte Artikelnummern direkt ein und legen Produkte sofort in den Warenkorb.
CSV-Upload: Komplette Bestelllisten können per Datei hochgeladen werden – ideal für Großkunden mit umfangreichen Sortimenten.
Favoritenlisten: Häufig bestellte Artikel werden gespeichert und mit einem Klick nachbestellt.
Konkrete Vorteile
Geschwindigkeit: Bestellungen, die früher 20 Minuten dauerten, sind in unter zwei Minuten abgeschlossen.
Weniger Abbrüche: Ein reibungsloser Prozess reduziert die Wahrscheinlichkeit, dass Kunden die Bestellung abbrechen.
Höhere Bestellfrequenz: Je einfacher der Prozess, desto öfter bestellen Kunden – das steigert den Lifetime Value.
Besonders für technische Produkte oder Ersatzteile ist die Schnellbestellung ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.
3. Wiederkehrende Bestellungen automatisieren
Viele B2B-Kunden haben einen regelmäßigen Bedarf an bestimmten Produkten: Verbrauchsmaterialien, Rohstoffe oder Ersatzteile. Bisher mussten diese Bestellungen manuell ausgelöst werden – entweder durch den Kunden oder durch den Vertrieb. Das bindet Kapazitäten und birgt das Risiko, dass Bestellungen vergessen werden.
Wie die Automatisierung funktioniert
Ein B2B-Onlineshop mit Abo- oder Nachbestellfunktion ermöglicht es Kunden, wiederkehrende Bestellungen zu definieren. Das System löst die Bestellung automatisch aus – in festgelegten Intervallen oder basierend auf Verbrauchsdaten.
Konkrete Vorteile
Planbarkeit: Beide Seiten können besser planen – von der Produktion bis zur Logistik.
Kundenbindung: Automatische Nachbestellungen reduzieren die Wahrscheinlichkeit, dass Kunden zur Konkurrenz wechseln.
Umsatzstabilität: Wiederkehrende Bestellungen sorgen für kontinuierliche Einnahmen und reduzieren Schwankungen.
Besonders in Branchen wie Lebensmittelgroßhandel, Chemie oder Verpackungsmaterialien ist diese Funktion ein echter Mehrwert.
4. ERP-Anbindung: Keine Doppelerfassung mehr
Einer der größten Zeitfresser in der manuellen Auftragserfassung ist die Doppelerfassung: Eine Bestellung kommt per E-Mail oder Telefon rein, wird erfasst und muss anschließend noch einmal ins ERP-System übertragen werden. Das kostet nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Fehlerquote.
Wie die Automatisierung funktioniert
Durch die Anbindung des B2B-Onlineshops an das ERP-System (z. B. SAP, Microsoft Dynamics, JTL oder Sage) werden Bestellungen automatisch übertragen. Bestände, Preise und Kundendaten werden in Echtzeit synchronisiert.
Konkrete Vorteile
Zeitersparnis: Keine manuelle Übertragung mehr – Bestellungen landen direkt im ERP und können sofort bearbeitet werden.
Fehlerreduktion: Keine Tippfehler, keine vergessenen Positionen, keine falschen Preise.
Transparenz: Kunden sehen in Echtzeit, ob Produkte verfügbar sind und wann sie geliefert werden.
Effizienz: Mitarbeiter konzentrieren sich auf wertschöpfende Tätigkeiten, statt Daten zu übertragen.
Die ERP-Anbindung ist oft der größte Hebel für Effizienzgewinne: Unternehmen berichten von Zeitersparnissen von bis zu 70 Prozent in der Auftragsabwicklung.
Warum gerade jetzt der richtige Zeitpunkt ist
Die Zahlen aus der B2B-Commerce-Studie 2026 machen deutlich: Manuelle Prozesse bremsen nicht nur das eigene Unternehmen, sondern auch die Kunden. Wer jetzt in Prozessautomatisierung investiert, verschafft sich einen klaren Wettbewerbsvorteil. Hinzu kommt: Die Technologie ist ausgereift, die Einstiegshürden sind niedrig. Mit einem MVP-Ansatz lassen sich innerhalb weniger Wochen erste Prozesse automatisieren und messbare Ergebnisse erzielen.
Drei Punkte sind dabei entscheidend:
Klein starten: Nicht alle Prozesse sofort automatisieren, sondern mit dem größten Schmerzpunkt beginnen – oft ist das die manuelle Auftragserfassung.
Kunden einbinden: Kunden frühzeitig über die neuen Möglichkeiten informieren und beim Umstieg unterstützen.
Erfolg messen: Klare KPIs definieren (z. B. Anzahl der Bestellungen im Shop, Zeitersparnis im Vertrieb, Fehlerquote) und regelmäßig überprüfen.
Häufige Bedenken – und wie man damit umgeht
„Unsere Kunden sind es gewohnt, per Telefon oder E-Mail zu bestellen." Das stimmt oft – aber nur auf den ersten Blick. Studien zeigen, dass B2B-Einkäufer digitale Kanäle bevorzugen, wenn diese gut funktionieren. Entscheidend ist, dass der Shop einen echten Mehrwert bietet: schnellere Bestellungen, transparente Preise, bessere Verfügbarkeit.
„Die Integration ins ERP ist zu komplex und teuer." Moderne Middleware-Lösungen und standardisierte Schnittstellen haben die Integration deutlich vereinfacht. Mit einem erfahrenen Partner lassen sich auch komplexe ERP-Systeme anbinden – oft schneller und günstiger als gedacht.
„Uns fehlen die Ressourcen für ein solches Projekt." Viele Unternehmen setzen deshalb auf externe Partner, die nicht nur die Technik liefern, sondern auch Strategie, Umsetzung und Betrieb übernehmen. So entstehen Effizienzgewinne, ohne intern Kapazitäten aufbauen zu müssen.
Was passiert, wenn Unternehmen nicht handeln?
Die Digitalisierung im B2B-Vertrieb ist kein Trend mehr, sondern Standard. Unternehmen, die weiterhin auf manuelle Prozesse setzen, verlieren nicht nur Zeit und Geld, sondern auch Kunden. Denn wenn Wettbewerber einen effizienteren Bestellprozess bieten, wechseln Kunden über kurz oder lang. Hinzu kommt: Die Kosten für manuelle Prozesse steigen kontinuierlich, Fachkräfte werden teurer und schwerer zu finden, Fehlerquoten führen zu Reklamationen und Kulanzkosten.
Wie der Einstieg gelingt
Der Einstieg in die Automatisierung der Auftragserfassung muss nicht kompliziert sein. Ein typischer Fahrplan:
Analyse: Welche Prozesse verursachen den größten Aufwand? Wo liegen die größten Schmerzpunkte?
Strategie: Welche Funktionen sind prioritär? Welche Systeme müssen angebunden werden?
MVP-Setup: Aufbau eines schlanken Shops mit den wichtigsten Funktionen – oft innerhalb von sechs Wochen.
Pilotphase: Test mit einer ausgewählten Kundengruppe, Feedback einholen, Anpassungen vornehmen.
Rollout: Schrittweise Ausweitung auf alle Kunden, begleitende Kommunikation und Support.
Optimierung: Kontinuierliche Verbesserung basierend auf Daten und Kundenfeedback.
Bei der Auswahl der Technologie zählen individuelle Preise pro Kunde, abbildbare Benutzerrollen und Freigaben, nahtlose ERP-Integration, Schnellbestellfunktionen und Self-Service-Funktionen wie Bestellhistorien, Rechnungsdownload und Retourenabwicklung.
Fazit: Messbare Erfolge durch Automatisierung
Unternehmen, die ihre Auftragserfassung automatisieren, berichten von Zeitersparnissen von 50 bis 70 Prozent in der Auftragsabwicklung, einer um bis zu 80 Prozent reduzierten Fehlerquote und einer um 20 bis 30 Prozent gesteigerten Bestellfrequenz. Dazu kommen höhere Kundenzufriedenheit und Skalierbarkeit ohne zusätzliches Personal. Die Investition in die Automatisierung der Auftragserfassung zahlt sich damit oft bereits im ersten Jahr aus.
