Lieferstatus im Kundenportal: Auftragsverfolgung im B2B mit Tracking und Teillieferungen

Wenn B2B Kunden anrufen, geht es sehr oft um eine Frage: Wo ist mein Auftrag, wann kommt die Lieferung. Der Innendienst sucht dann Auftragsnummern, prüft Teillieferungen, schaut ins ERP und antwortet per E Mail. Das kostet Zeit, unterbricht den Alltag und ist für Kunden trotzdem nicht transparent genug.

Ein B2B Kundenportal mit sauberer Auftragsverfolgung und verständlichem Lieferstatus löst genau dieses Problem. Kunden sehen jederzeit, was mit ihrem Auftrag passiert, inklusive Teillieferungen, Versandstatus, Tracking und passenden Dokumenten.

Kurz erklärt: Auftragsverfolgung zeigt, in welchem Bearbeitungsschritt ein Auftrag ist. Lieferstatus zeigt, was bereits versendet oder geliefert wurde, idealerweise mit Tracking und Teillieferungen.

Überblick über alle Portal Funktionen finden Sie hier: B2B Kundenportal

Warum Lieferstatus und Auftragsverfolgung im B2B entscheidend sind

Im B2B hängt an einer Lieferung oft mehr als eine einzelne Bestellung. Produktion, Baustelle oder Weiterverarbeitung planen mit Terminen und Verfügbarkeiten. Wenn Statusinfos fehlen, entstehen Rückfragen und im schlimmsten Fall Stillstand.

Typische Auslöser für Rückfragen:

• Liefertermin hat sich verschoben

• Teillieferungen sind nicht klar sichtbar

• Es gibt mehrere Sendungen und niemand kann sie zuordnen

• Der Kunde hat mehrere Standorte und die Übersicht fehlt

• Belege und Status sind getrennt, dadurch entstehen doppelte Nachfragen

Ein Portal reduziert genau diese Reibung, wenn Status verlässlich und verständlich abgebildet ist.

Die wichtigsten Statusinformationen, die Kunden erwarten

Damit Auftragsverfolgung im Kundenportal wirklich genutzt wird, braucht es klare Informationen, die im Alltag helfen.

1. Verständlicher Auftragsstatus

Keine internen Codes. Kunden brauchen Begriffe, die sie sofort verstehen, zum Beispiel:

• Auftrag eingegangen

• In Bearbeitung

• Kommissionierung

• Teilweise versendet

• Komplett versendet

• Geliefert

• Storniert

2. Lieferstatus pro Sendung und pro Position

B2B Kunden möchten wissen, was genau unterwegs ist. Idealerweise sieht man:

• welche Positionen versendet wurden

• welche Positionen offen sind

• welche Positionen nachgeliefert werden

• welche Menge je Position bereits geliefert wurde

3. Teillieferungen sauber abbilden

Teillieferungen sind im B2B normal. Wichtig ist Transparenz:

• Was ist raus

• Was ist offen

• Wann ist die nächste Teillieferung geplant

• Gibt es eine Alternative, zum Beispiel Ersatzartikel oder Nachfolgeartikel

4. Tracking im Kundenportal

Wenn es Tracking gibt, sollte es dort sein, wo Kunden es erwarten, direkt am Auftrag:

• Tracking Link je Sendung

• Zuordnung zur Auftragsnummer

• Klarer Hinweis, wenn Tracking erst nach Versand verfügbar ist

5. Belege direkt am Auftrag

Statusfragen und Belegfragen hängen zusammen. Deshalb:

• Lieferschein am Versand

• Rechnung am Auftrag

• Gutschrift, wenn vorhanden

• Download ohne Umwege

Wenn Sie Belege als Self Service sauber abbilden möchten: Rechnungen und Lieferscheine im B2B Kundenportal

So sieht eine gute Auftragsübersicht im Kundenportal aus

Eine gute Übersicht spart Zeit, weil Kunden nicht suchen müssen.

Wichtige Elemente:

• Suchfeld für Auftragsnummer, Bestellnummer, Artikelnummer

• Filter nach Zeitraum, Standort, Status

• Spalten für Status, Liefertermin, Sendungen

• Schnellzugriff auf Tracking und Belege

• Button für Nachbestellung, wenn es ein Wiederkauf ist

Passend dazu: Nachbestellung und Bestellhistorie im B2B Kundenportal

Rollen und Rechte: Wer darf welchen Status sehen

Sobald Kunden mehrere Nutzer haben, braucht die Auftragsverfolgung ein Rechtekonzept:

• Standort A sieht nur seine Aufträge

• Buchhaltung sieht Belege, muss aber nicht bestellen können

• Einkäufer sieht Bestellungen, Freigebende sehen Genehmigungsstatus und Budgetbezug

Mehr dazu: Bestellfreigabe im B2B Kundenportal: Rollen, Rechte und Freigaben

Typische Stolpersteine und wie Sie sie vermeiden

Status ist nicht verlässlich

Wenn Status sporadisch falsch ist, verlieren Kunden Vertrauen und fragen wieder per E Mail. Lösung: Datenquelle und Aktualisierung klar definieren.

Teillieferungen werden nicht verständlich erklärt

Wenn Kunden nicht erkennen, was offen ist, entstehen mehr Rückfragen als vorher. Lösung: Positionen und Mengen je Lieferung anzeigen.

Tracking ist nicht zugeordnet

Tracking Links ohne Bezug zum Auftrag helfen nicht. Lösung: Tracking je Sendung direkt am Auftrag zeigen.

Status und Belege sind getrennt

Wenn Rechnung und Lieferschein nicht am Auftrag hängen, fragt der Kunde trotzdem an. Lösung: Belege konsequent an Auftrag und Lieferung verknüpfen.

Umsetzung in der Praxis: So gehen Hersteller und Großhändler vor

1. Statusmodell definieren

   Welche Status sollen Kunden sehen, welche Begriffe sind verständlich

2. Datenquellen festlegen

   ERP, Versanddienstleister, Lager, welche Quelle liefert was

3. Teillieferlogik klären

   Wie werden Positionen, Mengen und Nachlieferungen abgebildet

4. UX bauen und testen

   Mit echten Aufträgen, echten Teillieferungen und typischen Suchfällen

5. Pilotkunden starten

   Feedback einholen und Statusbegriffe, Filter und Tracking optimieren

Checkliste: Ist Ihr Kundenportal bereit für Auftragsverfolgung

• Wir bekommen viele Rückfragen zu Lieferterminen und Auftragsstatus

• Teillieferungen sind bei uns häufig

• Statusdaten sind im ERP sauber vorhanden

• Tracking Links können je Sendung zugeordnet werden

• Bestellungen sind Standorten oder Abteilungen zuordenbar

• Belege können direkt am Auftrag bereitgestellt werden

Fazit

Lieferstatus und Auftragsverfolgung im B2B Kundenportal sind einer der größten Self Service Hebel. Wenn Kunden Status, Teillieferungen, Tracking und Belege an einem Ort finden, sinken Rückfragen und die Kundenzufriedenheit steigt. Entscheidend ist, dass die Daten verlässlich sind und die Darstellung verständlich bleibt.

Kundenportal Check in 15 Minuten

Wir prüfen gemeinsam, wie Auftragsverfolgung, Lieferstatus, Teillieferungen und Tracking in Ihrem Kundenportal abgebildet werden können und welche Daten dafür nötig sind.

FAQ: Häufige Fragen zu Lieferstatus und Auftragsverfolgung im B2B

Was ist der Unterschied zwischen Auftragsstatus und Lieferstatus

Auftragsstatus beschreibt den Bearbeitungsschritt, zum Beispiel in Bearbeitung oder kommissioniert. Lieferstatus beschreibt Versand und Lieferung, oft je Sendung und je Position.

Wie sollte man Teillieferungen im Kundenportal darstellen

Am besten positionsgenau, mit Menge geliefert, Menge offen und einem klaren Hinweis, wann die nächste Lieferung geplant ist.

Braucht man Tracking im Kundenportal

Wenn Tracking verfügbar ist, reduziert es Rückfragen stark, weil Kunden selbst prüfen können, wo eine Sendung ist.

Welche Belege gehören zur Auftragsverfolgung

Mindestens Lieferschein und Rechnung, oft auch Gutschriften. Ideal ist der Download direkt am Auftrag.

Wer darf Statusinformationen sehen

Das regelt das Rollen und Rechtekonzept. Häufig wird nach Standort, Abteilung oder Kostenstelle getrennt.