Hersteller und Großhändler stehen im Vertrieb unter Druck: weniger Zeit im Innendienst, höhere Erwartungen auf Kundenseite, mehr digitale Beschaffung. Ein B2B Kundenportal schafft hier Entlastung, weil Kunden viele Anliegen selbst erledigen können, ohne E Mails und Telefon. Gleichzeitig erhöht es Wiederbestellungen, Transparenz und Servicequalität.
Was ist ein B2B Kundenportal?
Kurze Definition: Ein B2B Kundenportal ist ein geschützter Bereich für Geschäftskunden, in dem diese Bestellungen, Dokumente und Serviceprozesse selbst verwalten. Es ist mehr als ein Shop, weil es auch After Sales, Belege, Rollen und Freigaben abbildet.
Abgrenzung:
• B2B Shop: Fokus auf Kauf und Checkout
• Kundenportal: Fokus auf komplette Kundenbeziehung, inklusive Service und Dokumente
• Kundenlogin: nur der Zugang, nicht der Funktionsumfang
Für wen lohnt sich ein Kundenportal besonders
Typische Ausgangslage bei Herstellern und Großhändlern
• Viele Rückfragen zu Lieferstatus, Belegen, Verfügbarkeit
• Wiederkehrende Bestellungen mit Artikelnummern und Bestelllisten
• Komplexe Preise und Sortimente je Kunde
• Mehrere Nutzer pro Kunde, oft mit Freigaben
• Servicefälle, Reklamationen, Ersatzteile, Dokumente
Schnelltest
Wenn Ihr Innendienst täglich wiederholt Rechnungen schickt, Lieferstatus raussucht oder Bestellungen “nachbaut”, ist die Portal Logik fast immer sinnvoll.
Die 12 wichtigsten Funktionen, die B2B Kunden 2026 erwarten
1. Login und Kundenzuordnung ohne Reibung
Was es braucht: einfacher Zugang, klare Zuordnung zu Konto, Standort, Kundennummer
Woran man es merkt: weniger Support Tickets “Ich komme nicht rein”
2. Kundenindividuelle Preise und Konditionen
Was es braucht: Nettopreise, Sonderkonditionen, Staffelpreise, Vertragslogik
Wert: Kunden sehen sofort ihre echten Konditionen, weniger Rückfragen
3. Kundenspezifische Sortimente und Sichtbarkeiten
Was es braucht: Kataloge je Kundengruppe, Freigaben, Sperrungen
Wert: weniger Fehlbestellungen, klarer Einkauf
4. Schnellbestellung
Was es braucht: Artikelnummer Eingabe, Mengen, Copy Paste
Wert: der Einkauf wird schneller, besonders bei Stammartikeln
5. Bestelllisten und Upload
Was es braucht: CSV oder Excel Upload, Validierung, Fehlermeldungen
Wert: große Warenkörbe ohne Klickorgie
6. Nachbestellung und Bestellhistorie
Was es braucht: komplette Historie, Wiederbestellen in einem Klick
Wert: mehr Wiederkauf, weniger Aufwand im Einkauf
7. Auftragsstatus, Lieferstatus und Teillieferungen
Was es braucht: Status Updates, Teillieferungen, Tracking Links
Wert: drastisch weniger Anrufe und E Mails
8. Belege im Portal
Was es braucht: Rechnungen, Lieferscheine, Gutschriften, Suchfunktion
Wert: Innendienst Entlastung, schnellere Klärung in der Buchhaltung
9. Reklamation und Retouren als Prozess
Was es braucht: RMA Formular, Foto Upload, Status, Gutschrift Info
Wert: sauberer Ablauf statt E Mail Pingpong
10. Service Tickets und Anfragen
Was es braucht: Tickets, Zuständigkeiten, Status, Historie
Wert: Anfragen gehen nicht verloren und sind nachvollziehbar
11. Dokumente, Zertifikate, Datenblätter, CAD
Was es braucht: Downloads je Produkt, Versionen, Gültigkeit, Suchbarkeit
Wert: weniger Rückfragen, professioneller After Sales
12. Rollen, Rechte und Freigaben
Was es braucht: mehrere Nutzer pro Kunde, Freigabe Workflows, Budgets
Wert: passt zum echten Einkauf, nicht nur zu Einzelkäufen
Typische Prozesse, die im Portal wirklich zählen
• Wiederbestellung von Stammartikeln
• Belege herunterladen für Buchhaltung
• Lieferstatus prüfen
• Reklamation melden und Status verfolgen
• Service anfragen, Dokumente finden
• Benutzer und Standorte verwalten
Projektablauf: So führen Hersteller ein Kundenportal ein
Schritt 1: Ziele und Kennzahlen festlegen
Zum Beispiel weniger Statusanfragen, schnellere Wiederbestellungen, weniger Beleg Anfragen
Schritt 2: Prozesse priorisieren
Start mit den Top 3 bis 5 Prozessen, die den Innendienst am meisten belasten
Schritt 3: Daten und Systeme klären
ERP, PIM, Dokumente, Kundenstammdaten, Preise
Schritt 4: UX Konzept und Rollenmodell
Wer darf was, wer gibt frei, wie läuft der Einkauf wirklich
Schritt 5: Umsetzung und Integration
Schnittstellen, Tests, Performance, Berechtigungen
Schritt 6: Rollout und Kunden Onboarding
Pilotkunden, Schulung, kurze Anleitung, Feedback Schleife
Aufwand und Kosten: Wovon es wirklich abhängt
• Anzahl Kundengruppen, Preislogiken, Sortimentsvarianten
• Tiefe der ERP Integration und Datenqualität
• Rollen und Freigaben, mehrere Standorte pro Kunde
• Dokumente, Reklamation, Service Prozesse
• Anzahl Sprachen und Länder
• Performance Anforderungen bei großen Katalogen
Pragmatischer Hinweis: Ein Portal ist selten “einmal fertig”, sondern wird schrittweise ausgebaut. Erfolgreiche Projekte starten fokussiert und wachsen entlang echter Nutzung.
Häufige Fehler, die Portale ausbremsen
• Zu viel auf einmal, statt MVP mit den wichtigsten Prozessen
• Unklare Datenverantwortung zwischen Vertrieb, IT, ERP Team
• Rollen und Rechte nicht sauber gedacht
• Kein echter Nutzen für Kunden kommuniziert
• Portal hinter Login verstecken, ohne saubere SEO Strategie für öffentliche Inhalte
FAQ
Wie unterscheidet sich ein Kundenportal von einem B2B Shop
Ein Shop deckt Kaufen ab, ein Portal deckt zusätzlich Belege, Service, Reklamation, Rollen, Freigaben und Transparenz ab.
Welche Funktionen sollten zuerst live gehen
Meist Belege, Bestellhistorie, Nachbestellung, Lieferstatus, Schnellbestellung. Das reduziert sofort Rückfragen.
Braucht man dafür zwingend eine ERP Anbindung
Für echten Self Service fast immer ja, mindestens für Status, Belege und Konditionen.
Wie bekommt man Kunden dazu, das Portal zu nutzen
Mit konkretem Nutzen, zum Beispiel Belege und Lieferstatus jederzeit, plus einfachem Onboarding mit 1 Seite Anleitung.
Fazit
Ein B2B Kundenportal ist einer der schnellsten Hebel, um Innendienst zu entlasten und Kundenbindung zu erhöhen. Entscheidend ist nicht die Plattform, sondern die Priorisierung der Prozesse, Datenqualität und ein sauberes Rollenmodell.
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