Bestellen Ihre B2B Kunden noch per E Mail oder Telefon? Dann bleibt in Ihrem Innendienst jeden Tag Arbeit hängen, die eigentlich im Self Service laufen könnte. Eine gute Schnellbestellung im Kundenportal schließt genau diese Lücke: Einkäufer bestellen so, wie sie arbeiten, mit Artikelnummern, Listen und Wiederbestellungen.
In diesem Beitrag erfahren Sie, warum Schnellbestellung im B2B Pflicht ist, welche Bestellwege sich bewährt haben und welche Funktionen Bestelllisten wirklich brauchbar machen.
Kurz erklärt: Schnellbestellung bedeutet, dass Kunden Artikelnummern und Mengen direkt eingeben oder eine Bestellliste hochladen. Das spart Zeit, senkt Fehler und erhöht Wiederbestellungen.
Wenn Sie einen Überblick über alle Portal Funktionen möchten, lesen Sie auch: B2B Kundenportal.
Warum Schnellbestellung im B2B nicht nur Kür, sondern Pflicht ist
Die Realität im B2B Einkauf unterscheidet sich stark von B2C. Professionelle Einkäufer arbeiten strukturiert, oft mit festen Bestellrhythmen und klaren Artikellisten.
Typisch im Alltag Ihrer Kunden:
Einkauf denkt in Artikelnummern, nicht in Produktbildern
Viele Bestellungen wiederholen sich
Excel Listen sind Standard
Zeit ist knapp, der Prozess muss schnell sein
Für Sie als Hersteller oder Großhändler bedeutet das:
weniger manuelle Bestellerfassung
weniger Rückfragen zu Artikeln und Mengen
weniger Fehler durch Abtippen
mehr Bestellungen, weil der Einkauf einfacher wird
3 Wege zur effizienten Schnellbestellung im B2B Kundenportal
1. Artikelnummer Eingabe mit Autovervollständigung
Die einfachste Form: Artikelnummer eingeben, Menge dazu, fertig. Mit Autovervollständigung sehen Kunden direkt, ob sie den richtigen Artikel gewählt haben. Das reduziert Fehleingaben und macht den Prozess spürbar schneller.
Wichtig: Das Feld muss fehlertolerant sein. Ein Tippfehler darf nicht sofort zum Abbruch führen.
2. Copy Paste aus Excel
Viele Einkäufer pflegen ihren Bedarf in Excel. Eine gute Schnellbestellung erlaubt Copy Paste von mehreren Zeilen, zum Beispiel Artikelnummer und Menge. Das System liest die Eingabe aus und baut den Warenkorb automatisch auf.
Das ist ideal für mittlere Bestellungen, bei denen Upload zu viel Aufwand wäre.
3. CSV Upload oder Excel Upload
Für große Bestellungen ist der Upload am effizientesten. Kunden laden ihre Datei hoch, das System prüft und zeigt klar, was passt und was korrigiert werden muss. Danach wird die Liste übernommen.
Das ist oft der wichtigste Hebel für Großhandel und Serienbestellungen.
Was eine gute Bestellliste können muss
Schnellbestellung funktioniert nur, wenn die Bestellliste sauber und nutzerfreundlich verarbeitet wird. Hier sind die Funktionen, die in der Praxis zählen.
Intelligente Validierung
Das System prüft automatisch:
existiert die Artikelnummer
stimmt die Einheit
passen Mindestmengen und Verpackungseinheiten
ist der Artikel bestellbar
Verständliche Fehlermeldungen
Keine technischen Meldungen. Kunden müssen sofort verstehen:
welche Zeile betroffen ist
was genau falsch ist
wie sie es korrigieren
Alternative Vorschläge
Wenn ein Artikel nicht gefunden wird, helfen Vorschläge:
ähnlich klingende Artikelnummern
Nachfolgeartikel
Alternativprodukte
Preis und Verfügbarkeit direkt anzeigen
Kunden sollten sofort sehen:
ihren Preis
Lieferzeit oder Verfügbarkeit
Hinweise, wenn Teillieferung möglich ist
Kein Abbruch bei kleinen Fehlern
Ein häufiger Fehler: Eine Zeile ist falsch und der ganze Upload bricht ab. Besser ist:
korrekte Positionen übernehmen
fehlerhafte Positionen markieren
Korrektur ermöglichen
Bestelllisten speichern: Der Schlüssel zu Wiederbestellungen
Der größte Nutzen entsteht, wenn Kunden nicht jedes Mal neu anfangen müssen. Bestelllisten sollten als Vorlagen speicherbar sein.
Bewährte Varianten:
Favoritenlisten für häufige Artikel
Vorlagen je Standort, Abteilung oder Projekt
Wiederbestellung aus der Historie mit wenigen Klicks
Zusätzlich hilft eine gute Bestellhistorie mit Suche und Filtern, damit Kunden alte Bestellungen schnell finden und wiederverwenden können.
Typische Stolpersteine und wie Sie sie vermeiden
Schnellbestellung scheitert selten an der Idee, sondern an den Grundlagen.
Inkonsistente Artikelnummern
Wenn Kunden andere Nummern verwenden als Ihr System, entstehen Frust und Abbrüche. Lösung: Synonyme, Alias Nummern oder klare Mapping Regeln.
Unklare Einheiten und Verpackungsgrößen
Einzelstück oder Karton? Ohne klare Logik entstehen falsche Mengen. Lösung: Einheit sauber anzeigen, Verpackungseinheit eindeutig machen.
Upload bricht bei Fehlern ab
Das ist einer der häufigsten Nutzungsstopper. Lösung: Teilvalidierung, Fehler markieren, Korrektur anbieten.
Keine Hinweise im Portal
Wenn Kunden die Funktion nicht finden, bleibt der Einkauf bei E Mail. Lösung: Quick Order im Menü prominent, kurze Erklärung direkt am Formular.
Wenn Sie Bestellungen intern steuern wollen, ist auch das Rollenmodell entscheidend: Bestellfreigabe im B2B Kundenportal.
Umsetzung in der Praxis: So gehen Sie vor
Eine erfolgreiche Einführung folgt meist diesem Ablauf:
Kundengruppen analysieren
Wer bestellt häufig, wer arbeitet mit Listen, wer hat die größten Warenkörbe
Artikelnummer Logik und Einheiten klären
SKU Struktur, Verpackungseinheiten, Mindestmengen, Varianten
Validierungsregeln festlegen
Welche Fehler werden blockiert, welche werden nur markiert
Mit echten Bestelldaten testen
Nicht mit Demo Daten, sondern mit typischen Einkaufslisten
Pilotkunden starten
Feedback sammeln, verbessern, dann Rollout
Viele Kunden erwarten zusätzlich Belege im Self Service, Rechnungen und Lieferscheine: Rechnungen und Lieferscheine im B2B Kundenportal.
Checkliste: Ist Ihr Unternehmen bereit für Schnellbestellung und Bestelllisten
Bestellen Ihre Kunden häufig über Excel oder Artikelnummern
Gibt es viele wiederkehrende Bestellungen
Sind Artikelnummern und Einheiten klar definiert
Sind Preise und Verfügbarkeit verlässlich
Können Bestelllisten als Vorlagen gespeichert werden
Gibt es verständliche Fehlermeldungen und Korrekturen
Wenn Sie hier überwiegend Ja sagen, ist Schnellbestellung einer der schnellsten Hebel für mehr Self Service und weniger Aufwand im Innendienst.
Fazit: Schnellbestellung ist ein echter Wettbewerbsvorteil
Eine gute Schnellbestellung macht Bestellungen schneller, sicherer und einfacher. Das entlastet Ihren Innendienst und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Kunden regelmäßig und ohne Reibung nachbestellen. Für Hersteller und Großhändler ist das oft ein zentraler Schritt vom Shop zum echten Kundenportal.
Wir zeigen Ihnen, wie Schnellbestellung und Bestelllisten in Ihrem Kundenportal aussehen können und welche Daten Sie dafür benötigen.
FAQ: Häufige Fragen zur Schnellbestellung im B2B
Was kostet eine Schnellbestellfunktion im B2B Kundenportal?
Das hängt vom Umfang ab. Eine einfache Artikelnummer Eingabe ist oft schneller umgesetzt als CSV Upload mit Validierung und Vorlagen.
Wie lange dauert die Einführung?
Eine Basis Schnellbestellung kann oft zügig live gehen. Komplexere Bestelllisten mit Upload, Regeln und Vorlagen brauchen mehr Testaufwand, weil Datenqualität und Einheiten stimmen müssen.
Welche Voraussetzungen sind wichtig?
Konsistente Artikelnummern, klare Einheiten, verlässliche Preis und Verfügbarkeitsdaten sowie eine Logik für Mindestmengen und Verpackungseinheiten.
Wie überzeugen wir Kunden, die Funktion zu nutzen?
Durch klare Vorteile, gute Bedienbarkeit und kurze Hinweise im Portal. Pilotkunden helfen, weil deren Feedback die Akzeptanz bei anderen Kunden erhöht.
Funktioniert Schnellbestellung auch mobil?
Ja, wenn das Portal responsiv ist und Eingabe, Copy Paste und Listen übersichtlich bleiben. Für Außendienst und Lager ist das oft besonders wertvoll.
