Rechnungen im Kundenportal: Innendienst entlasten mit B2B Self Service

Wenn Belege zum täglichen Zeitfresser werden

Kennen Sie das? Ihr Innendienst verbringt täglich wertvolle Stunden damit, Rechnungen und Lieferscheine per E Mail zu verschicken, Statusfragen zu beantworten und alte Belege herauszusuchen. Dabei sind diese Informationen in der Regel längst im ERP-System vorhanden.

Das Problem: Viele Kunden fragen Belege trotzdem manuell an. Nicht aus Absicht, sondern weil der Zugriff fehlt oder zu umständlich ist.

Ein B2B Kundenportal löst genau diesen Engpass. Kunden können Rechnungen, Lieferscheine und weitere Dokumente jederzeit selbst abrufen. Das reduziert Rückfragen spürbar und verschafft Ihrem Team wieder Zeit für Beratung, Service und Umsatz.

Kurz gesagt: Ein digitales Belegportal ist oft der schnellste Einstieg in echten B2B Self Service.

Wenn Sie wissen möchten, welche Funktionen ein Portal insgesamt abdecken sollte, lesen Sie hier weiter: B2B Kundenportal: Funktionen, Nutzen und Projektablauf.

Warum Beleganfragen im B2B so viel Zeit kosten

Auf den ersten Blick wirkt eine Beleganforderung harmlos. In der Praxis entstehen daraus aber schnell viele kleine Unterbrechungen und doppelte Arbeit.

Typische Gründe:

• Beleganforderungen kommen mehrfach, oft von unterschiedlichen Ansprechpartnern beim Kunden

• Die Buchhaltung benötigt Kopien, Nachweise und Historien, manchmal rückwirkend über Monate

• Rückfragen enden selten nach einer Nachricht, meist entstehen mehrere Touchpoints

• Innendienstkapazität wird gebunden, obwohl sie für Kundenberatung gebraucht wird

• Verkaufschancen bleiben liegen, weil Reaktionszeiten schlechter werden

Wenn Sie das sauber lösen wollen, führt der Weg fast immer über ein Kundenportal mit Belegfunktion.

Diese Dokumente gehören ins Kundenportal

Damit Kunden wirklich aufhören, Belege per E Mail anzufragen, muss das Portal die wichtigsten Dokumente vollständig abdecken.

Must haves für Hersteller und Großhändler

• Rechnungen

• Lieferscheine

• Auftragsbestätigungen

• Gutschriften

Optional, je nach Vertrieb und Prozess

• Angebote

• Zahlungsstatus und Mahnungen

• Versanddokumente

Branchenabhängig sinnvoll

• Prüfzeugnisse und Zertifikate

• Produktdatenblätter

• Sicherheitsdatenblätter

Tipp: Starten Sie lieber mit einem sauberen Set an Dokumenten, statt alles gleichzeitig abbilden zu wollen.

Was Kunden im Belegportal wirklich erwarten

Ein Portal wird nur genutzt, wenn es schnell, klar und zuverlässig ist. Diese Funktionen sind dafür entscheidend.

1. Intelligente Belegsuche

Eine gute Suche spart am meisten Zeit, auf Kundenseite und intern.

Wichtig sind:

• Suche nach Belegnummer, Bestellnummer oder Zeitraum

• Filter nach Standort, Nutzer oder Kostenstelle

• Übersichtliche Ergebnisse mit klaren Dokumenttypen

Wenn Ihre Kunden regelmäßig mit Artikellisten arbeiten, ist auch Schnellbestellung der nächste starke Self Service Schritt: Schnellbestellung und Bestelllisten im B2B Kundenportal.

2. Download ohne Umwege

Wenn Kunden drei Klicks brauchen, schicken sie wieder eine E Mail.

Das sollte möglich sein:

• PDF Download mit einem Klick

• Sammeldownload mehrerer Belege

• Optional: Exportformate wie CSV oder XML, wenn Kunden das brauchen

3. Verknüpfung mit Bestellungen

Ein Belegportal darf keine Ablage sein. Kunden denken in Bestellungen.

Best practice:

• Bestellhistorie zeigt direkt die zugehörigen Belege

• Auftragsstatus und Dokumente sind nachvollziehbar verknüpft

• Keine Insellösung, sondern Teil des Kundenkontos

4. Rollen und Rechte je Kunde

Im B2B gibt es fast nie nur einen Nutzer.

Wichtig sind:

• Unterschiedliche Zugriffe je Rolle

• Trennung nach Standorten oder Abteilungen

• Admin Funktion für Hauptansprechpartner

5. Status Transparenz

Viele Belegfragen hängen mit Statusfragen zusammen. Beides sollte zusammenspielen.

Zum Beispiel:

• Zahlungsstatus: offen oder bezahlt

• Lieferstatus: inklusive Teillieferungen und Tracking

• Übersicht über offene Vorgänge

6. E-Rechnung als nächster Schritt

Auch wenn Sie das nicht sofort umsetzen, sollte das Portal dafür vorbereitet sein.

Sinnvoll ist:

• Ausgabe oder Ablage von ZUGFeRD und XRechnung

• Klare Zuordnung zur Rechnung

• Archivierung, die intern nachvollziehbar bleibt

Vorteile: Für Kunden und für Ihr Unternehmen

Ein digitales Belegportal bringt einen doppelten Effekt. Es entlastet intern und macht den Einkauf für Kunden einfacher.

Vorteile für Ihre Kunden

• Belege jederzeit verfügbar

• Keine Wartezeiten

• Bessere Nachvollziehbarkeit aller Vorgänge

• Einfaches Weiterleiten an Buchhaltung oder Kollegen

Vorteile für Hersteller und Großhändler

• Weniger E Mails und Rückfragen

• Entlastung im Innendienst

• Weniger Fehler durch manuelle Ablage und Versand

• Höhere Kundenzufriedenheit

• Mehr Wiederbestellungen durch weniger Reibung

Typische Stolpersteine in der Umsetzung

Viele Projekte scheitern nicht am Portal, sondern an den Basics.

Die häufigsten Bremsen:

1. Datenqualität im ERP

   Belege sind unvollständig, Nummern fehlen oder Dokumente sind nicht eindeutig zuordenbar.

2. Unklare Nutzerzuordnung

   Es ist nicht definiert, wer zu welchem Kundenkonto gehört oder welche Standorte existieren.

3. Fehlendes Rollen und Rechtekonzept

   Alle sehen alles oder keiner findet etwas. Beides sorgt für Frust.

4. Belegablage ohne Prozessbezug

   Wenn Belege nicht an Bestellungen hängen, wird das Portal zur unübersichtlichen Ablage.

5. Kein Onboarding

   Wenn Kunden nicht wissen, dass es das Portal gibt oder wie es funktioniert, fragen sie weiter per E Mail.

Umsetzung in der Praxis: So gehen Sie strukturiert vor

Ein schlanker Projektablauf sorgt dafür, dass Sie schnell live gehen und danach sauber ausbauen.

1. Anforderungen klären

   Welche Belege sollen rein und ab welchem Zeitraum?

2. Datenquelle definieren

   Wie kommen Belege aus dem ERP ins Portal?

3. Rollen und Rechte festlegen

   Wer sieht was und wer verwaltet Nutzer?

4. Oberfläche bauen und Suche testen

   Mit echten Kundenfällen, nicht nur mit Demo Daten.

5. Pilotphase mit Bestandskunden

   Feedback sammeln und Anpassungen priorisieren.

6. Rollout und Kommunikation

   Kunden aktiv informieren und den Nutzen klar machen.

Checkliste: Lohnt sich ein Belegportal für Ihr Unternehmen?

• Wir erhalten jede Woche viele Beleganfragen

• Rechnungen und Lieferscheine sind im ERP sauber hinterlegt

• Unsere Kunden haben mehrere Nutzer oder Standorte

• Bestellhistorie und Nachbestellung sind häufige Themen

• Unser Innendienst soll von Routineaufgaben entlastet werden

• Wir möchten Self Service im Vertrieb ausbauen

  
  

Je mehr Haken Sie setzen, desto höher ist das Potenzial.

Kundenportal Check in 15 Minuten

Wir zeigen Ihnen, wie Rechnungen, Lieferscheine und Bestellhistorie in einem Kundenportal sauber abgebildet werden und welche ERP Daten dafür nötig sind.

Jetzt Kundenportal Check anfragen

Mehr Hintergrund: Welche 12 Funktionen Kunden 2026 erwarten, sehen Sie hier: B2B Kundenportal.

FAQ: Häufige Fragen zum Belegportal im B2B

Welche Voraussetzungen braucht ein Kundenportal für Belege?

Ein ERP System mit sauberer Belegstruktur und eine Schnittstelle, über die Dokumente und Zuordnungen ins Portal kommen.

Wie lange dauert die Einführung?

Je nach Umfang ist ein erster sinnvoller Portalstand oft in wenigen Wochen erreichbar, wenn Datenlage und Rollenmodell klar sind.

Wie motivieren wir Kunden zur Nutzung?

Durch einfachen Zugriff, klare Kommunikation und spürbaren Nutzen. Zum Beispiel Belege und Status jederzeit ohne Rückfragen.

Wie sicher sind die Daten im Portal?

Entscheidend sind verschlüsselte Übertragung, sichere Authentifizierung und ein Rechtekonzept, das je Kunde und Rolle greift.

Können wir ein bestehendes Shopsystem erweitern?

Ja, in vielen Fällen lässt sich ein Kundenkonto um Belege und Status erweitern, wenn die Daten aus dem ERP verfügbar sind.